Uma boa preparação da assembleia de condomínio pode evitar que a reunião seja tumultuosa e, pelo contrário, a assembleia de condomínio pode ser um momento de troca de ideias e construção de melhores condições comuns aos condóminos.
Com este artigo queremos que fique a saber:
- o que é a assembleia de condomínio;
- como preparar a assembleia de condomínio;
- como conduzir a assembleia de condomínio e as suas deliberações;
- como concluir os trabalhos da assembleia de condomínio.
Por isto, este artigo sobre a assembleia de condomínio será mais extenso que o habitual mas dir-nos-á no final se valeu a pena.
O que é a assembleia de condomínio
Vamos, antes de mais, esclarecer que a assembleia de condomínio é o conjunto dos condóminos do prédio que reunirá e deliberará no sentido de regular o funcionamento do condomínio. Assim, a assembleia de condomínio reúne-se na chamada “reunião de condomínio” mas à qual habitualmente chamamos assembleia de condomínio.
O Código Civil, no seu artigo 1431.º, diz que a assembleia “pode reunir-se, excecionalmente, no primeiro trimestre de cada ano se esta possibilidade estiver contemplada no regulamento de condomínio ou resultar de deliberação, aprovada por maioria, da assembleia de condóminos.” A assembleia de condomínio é, assim, antes de mais e num primeiro momento, uma reunião anual, a ocorrer no início de cada ano civil, durante a qual se organizam as contas do ano que passou e do que ano que virá.
Além desta, mais assembleias de condomínio podem ser realizadas ao longo do ano desde que sejam convocadas pelo administrador ou por condóminos que representem, pelo menos, vinte e cinco por cento do capital investido.
As contas do condomínio são apenas um dos tópicos da assembleia de condomínio, podendo outros assuntos ser acrescentados à ordem de trabalhos, o que nos leva para a questão seguinte: como preparar a assembleia de condomínio.
Como preparar a assembleia de condomínio
Para que a assembleia de condomínio flua com o mínimo de incidentes, sugerimos uma sólida preparação da reunião, começando pela ordem de trabalhos da assembleia de condomínio.
- A ordem de trabalhos é a lista de assuntos a ser discutida durante a assembleia de condomínio e a ordem pela qual a discussão deve ser tomada. Sugerimos que seja definido um tempo de debate para cada ponto, deixando um período final para questões soltas que possam surgir. A ordem de trabalhos deverá estar logo indicada na convocatória da assembleia de condomínio.
- A convocatória da assembleia de condomínio é feita por comunicação endereçada aos condóminos, por meio de carta registada enviada com 10 dias de antecedência em relação à data da assembleia, ou mediante aviso convocatória com a mesma antecedência desde que haja prova em como o aviso foi realizado. A convocatória indicará o dia, hora, local e ordem de trabalhos e, ainda, os assuntos que só poderão ser aprovados por unanimidade. Os condóminos que não possam estar presentes na assembleia de condomínio podem fazer-se representar por procuração e geralmente a minuta da procuração é enviada juntamente com a convocatória.
A procuração é um documento através do qual determinado condómino impedido de estar presente na assembleia de condomínio transfere os seus poderes de representação e voto a outro condómino que possa estar presente na assembleia de condomínio e, com essa procuração, representar o condómino faltoso.
Lembre-se de organizar bem a documentação toda – livros de contas, informação bancária, comprovativos de despesas e pagamentos, as quotas regularizadas e por liquidar, os seguros, os orçamentos se for o caso, enfim, toda a documentação da gestão do condomínio do ano que passou e do que virá – para não perder tempo durante a reunião e garantir que a assembleia de condomínio decorre com um ritmo estável.
Agora que tem a lista de tópicos a serem debatidos na assembleia de condomínio e que os condóminos estão devidamente convocados, vamos ver como conduzir a assembleia de condomínio.
- Como conduzir a assembleia de condomínio e as suas deliberações
- Imagine – e não é difícil pois acontece frequentemente – que o número de condóminos que marcou presença na assembleia de condomínio à hora agendada não é suficiente, ou seja, não há o quórum. Das duas uma: ou na convocatória inicial esta hipótese estava prevista e foi agendada para o mesmo dia numa hora seguinte ou considera-se automaticamente convocada nova reunião para uma semana depois, na mesma hora e local. Em qualquer um dos casos, a assembleia de condomínio poderá passar a deliberar por maioria de votos dos condóminos presentes, desde que estes representem, pelo menos, um quarto do valor total do prédio.
As deliberações que careçam de ser aprovadas por unanimidade dos votos podem ser aprovadas por unanimidade dos condóminos presentes desde que estes representem, pelo menos, dois terços do capital investido, sob condição de aprovação da deliberação pelos condóminos ausentes.
Os votos das deliberações são registados bem como o resultado de aprovação ou reprovação de determinado tópico da ordem de trabalhos da assembleia de condomínio. De lembrar que os votos na assembleia de condomínio são contabilizados em função da permilagem da fração do condómino votante.
As deliberações têm de ser comunicadas a todos os condóminos ausentes, por carta registada com aviso de receção, no prazo de 30 dias. Depois, os condóminos têm 90 dias, após a receção da carta que contém as deliberações, para comunicar, por escrito, à assembleia de condomínio o seu assentimento ou a sua discordância sendo que o silêncio dos condóminos deve ser considerado como aprovação da(s) deliberação/deliberações comunicada(s).
Agora imagine que o que foi deliberado é contrário à lei ou ao regulamento do condomínio em vigor como, por exemplo, se foi deliberado que pode ser feito ruído depois das 23:00, ou dispensar um seguro obrigatório, ou, ainda, que a administração do condomínio não enviou a convocatória para a assembleia de condomínio com a antecedência obrigatória. A deliberação pode ser anulada por qualquer condómino que não tenha votado na sua aprovação e pode ser exigida uma nova assembleia de condomínio para revogação das deliberações inválidas ou ineficazes.
A deliberação a contestar pode, ainda, ser apresentada a um centro de arbitragem ou tribunal, mas atenção aos prazos!
Neste âmbito, convidamos a ler o artigo motivos para anular uma assembleia do condomínio.
Como concluir a assembleia de condomínio
- Registe tudo: a que horas a assembleia de condomínio começou, quem estava presente, quem pediu a palavra e para se pronunciar sobre que assunto, quem votou e como votou, questões levantadas, discutidas, adiadas. As atas da assembleia de condomínio devem ser organizadas, claras e percetíveis, de modo a espelhar com rigor a reunião, detalhando o que se passou. Quem ler as atas deverá sentir que presenciou a assembleia de condomínio.
A ata da assembleia de condomínio deverá, idealmente, ser lida no final e assinada pelos presentes. Se assim não for possível, terá de ser comunicada como nos termos indicados no ponto anterior a propósito da comunicação das deliberações.
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