Uma ata de condomínio deve reter informação relevante sobre a reunião. As discussões dos assuntos em si não são importantes, apenas os resultados. Os resultados são as deliberações e as tarefas atribuídas.
A linguagem usada deverá ser informal e concisa, evitando-se o uso de adjetivos. Para se certificar que não há omissões poderá verificar se encontra no texto de cada assunto a resposta às seguintes questões:
O quê?
Quem?
Quando?
A ata de condomínio deverá ser redigida no livro de atas a seguir à ultima ata, e assinada por todos os presentes. Deverá ter em conta o seguinte:
- Indicação do número de ordem da ata de condomínio.
- Registo do dia, mês, hora e local onde se realiza a reunião, por extenso.
- Indicação da ordem de trabalhos, conforme foi indicado na respetiva convocatória.
- Decisões tomadas e respetivas votações, caso ocorram.
- Tarefas atribuídas e prazos caso hajam.
- Todos os números por extenso.
- Todos os espaços em branco trancados.
- Caso haja algum engano não se pode rasurar. Deve-se escrever a palavra “digo” e, depois, o que se pretendia registar.
- Encerrar de acordo com o modelo apresentado.
- Identificação de todos os presentes e ausentes na reunião.
Documentos anexos, como o balancete ou o orçamento, não precisam de ser transcritos para a ata de condomínio. Podem simplesmente ser referenciados na ata de condomínio desde que o documento cumpra com o seguinte:
- Seja bem identificado (ex: Balancete do ano X do prédio sito em…).
- Tenha a sua identificação escrita em todas as páginas.
- Tenha as páginas numeradas, indicando de x a y.
- Seja datado.
- Seja assinado pelo(s) Administrador(es) em função.
Os condóminos que não compareceram à reunião, segundo o artigo 1432º do Código Civil Português, deverão ser informados das deliberações por carta registada com aviso de receção no prazo de 30 dias.
